O metodă modernă de a administra o companie – Sistemul ERP

Mediul online a motivat o mulțime de oameni de afaceri să investească în diverse proiecte și ulterior să «culeagă roade» de milioane din urma lor. Totuși, mai puțin este cunoscut faptul că mediul web ne permite să scăpăm de vechile metode de management a unei companii. Birocrația excesivă, productivitatea slabă a angajaților, lipsa de motivație și absența unei imagini clare despre finanțe – sunt probleme, care pot fi lăsate în trecut cu ajutorul sistemului ERP.

Ce este sistemul ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) – este un software sau resursă online care permite monitorizarea în timp real și gestionarea tuturor proceselor din cadrul unei companii. De la responsabilitățile angajaților până la «unde se duce» fiecare monedă din resursele financiare ale companiei. De asemenea, ERP permite automatizarea unor procese care de obicei solicită, și în același timp, vă «costă» mult timp. De asemenea, aplicația permite administrarea tuturor bazelor de date și păstrarea documentației în format electronic și cel mai important – în maximă siguranță.

Cine creează sistemul ERP?

Desigur, sistemul este creat de companiile IT. Pe piață sunt disponibile o mulțime de sofware-uri care vă pot ajuta în acest sens. Totuși, cea mai bună recomandare este ERP-ul individual, creat special după necesitățile și specificul unei companii. Se explică asta prin faptul că fiecare companie are un mod caracteristic de organizare, propriile politici și propria «bucătărie internă». Uneori sistemele «standard» pot să omită aceste momente.

Cum funcționează?

Vom explica simplu. Imaginați-vă că doriți să aflați starea curentă a companiei dvs. Ce veți face? Veți suna sau trece pe la contabilitate, veți «interoga» managerii despre progresul anumitor proiecte, veți cere permanent rapoarte și statistici de la subalterni. Toate astea – necesită timp de la dvs și de la angajați. De altfel, încă nu e un fapt sigur că veți avea o perspectivă mai transparentă ulterior. Acum, închipuiți-vă pe moment, că această imagine vă este afișată imediat doar deschizând calculatorul și mai ales – în timp real. Evident datele din ERP sunt introduse de angajați însă nu solicită atât de mult timp. În sistemul ERP vă va fi afișat:

  • gradul de productivitate a fiecărui angajat în parte (numărul de ore la serviciu);

  • statistică financiară privind activitatea din ultimele săptămâni, luni sau ani;

  • progresul anumitor proiecte și statistică generală despre productivitatea generală a companiei;

  • un program special de gestionare a întregului capital a companiei.

Apare doar un impediment: instruirea angajaților pentru a lucra pe baza ERP-ului. Această sarcină și-o asumă de obicei compania care vă prestează programul. Totuși rețineți – acesta e un pas «revoluționar» care schimbă concepția angajaților referitor la rutina lor uzuală la muncă. Noul sistem va trebui acceptat absolut de toți, fără nici o excepție.

Cine are nevoie de ERP?

Sincer vorbind – ERP-ul e necesar pentru toate companiile care se respectă pe sine și care doresc să se dezvolte pe piață. Mai ales, e vital pentru companiile mari. E adevărat că micile întreprinderi nu au procese foarte complexe însă e important să fie dezvoltată «cultura ERP-ului» ca sistem. Astfel compania obține o productivitate mai mare în activitatea sa, iar datorită unei imagini clare, administrația poate crea mai ușor noi politici interne și noi strategii de dezvoltare.